Evrak Depolama Hizmetleri 2026: Hibrit Kurumsal Arşiv Rehberi

Kurumsal evrak depolamada doğru model 2026'da hibrit olandır: yasal süresi dolmuş belgeler imha edilir, kalan dijitalleştirilir, yalnızca aslı saklanacaklar fiziksel arşive gider. Standart 60x40x40 cm arşiv kutusu aylık 45-90 TL, dijitalleştirme sayfa başına 1,5-4 TL ek maliyet getirir.

Çoğu KOBİ, arşiv maliyetini kutu sayısıyla ölçüyor. Oysa asıl kalem, o kutulara giren kâğıdın kaç yıldır hiç açılmadığı. 200.000 sayfalık tipik bir ofis arşivinde dijitalleştirme 300.000-800.000 TL arası bir yük demek; bunun yarısı, saklama süresi zaten dolmuş ve imha edilmesi gereken belgelere harcanabilir.

Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu'na göre defter ve belgelerde süre 5 yıl, ticari defterlerde 10 yıl. Ama e-Fatura ve e-Defter kullanıcıları için kâğıt nüsha saklama zorunluluğu 2026 itibarıyla büyük ölçüde kalktı. Yani "hepsini saklayalım, nasılsa yer var" refleksi, artık sadece pahalı değil gereksiz de.

Gözden kaçan nokta imha tarafı. KVKK kapsamında kişisel veri içeren belgeler için imha zorunlu ve düzenlenen imha tutanağı 3 yıl saklanmak durumunda. Kutuyu depoya kaldırmak bu yükümlülüğü ortadan kaldırmıyor, sadece erteliyor.

• Saklama süreleri: TTK ve VUK'a göre defter ve belgeler 5 yıl, ticari defterler 10 yıl saklanır; süre bitince imha edilebilir.
• Kutu kapasitesi: 60x40x40 cm standart arşiv kutusu ortalama 3.000-3.500 A4 sayfası alır.
• Dijitalleştirme maliyeti: Sayfa başına 1,5-4 TL olup 200.000 sayfalık arşivde toplam 300.000-800.000 TL'ye çıkar.
• Depolama fiyatı: Fiziksel arşiv aylık kutu başına 45-90 TL; yıllık ödemede yüzde 10 indirim uygulanır.
• İmha yükümlülüğü: KVKK kapsamındaki kişisel veriler için imha zorunlu, tutanağı 3 yıl saklanmalıdır.

Kurumsal evrak depolama hizmeti tam olarak neyi kapsar?

2026'da "evrak depolama" diye imzalanan sözleşmelerin yarısı hâlâ tek kalemden oluşuyor: kutu başına aylık kira. Oysa kutu, zincirin en ucuz halkası. İstanbul, Ankara ve İzmir ortalamasında aylık kutu kirası 45-90 TL bandında seyrediyor; 120 kutuluk tipik bir KOBİ arşivi bunu yılda 65.000-130.000 TL'ye taşıyor. Parayı asıl harcatan kısım kutunun kendisi değil, içindeki belgenin yasal olarak ne zaman imha edilebileceğini bilmemek ve gerektiğinde o belgeye ulaşamamak. Aşağıdaki bileşenler bu yüzden tek tek sorulmalı.

• Barkodlu fiziksel saklama ve çevrimiçi envanter. Her kutu teslim alınırken barkodlanır, içeriği kutu seviyesinde değil dosya seviyesinde kayda geçer. İyi tedarikçide bunun anlamı şu: "2023 muhasebe" değil, "2023/04-06 satış faturaları, kutu A-1147". Web panelinden arama yapıp çıktı alabilmeniz, sonraki üç yılın en sık ihtiyaç duyacağınız şey olacak. Panel yoksa hizmet kutu kiralama, arşiv yönetimi değildir.
• Dijitalleştirme: 300 dpi tarama + OCR + meta etiketleme. 300 dpi, ABD Ulusal Arşivi (NARA) ve çoğu AB kamu ihalesinde A4 yazılı evrak için kabul edilen alt sınırdır; altına inildiğinde 8 punto dipnotlar okunmaz hale gelir. Sayfa başı maliyet 2026'da 1,5-4 TL arasında; 1,5 TL'lik teklif genelde OCR'sız ve klasör adı dışında meta veri olmadan gelir. OCR, taranmış belgeyi aranabilir yaptığı için maliyetin karşılığını veren tek kalemdir.
• Meta etiketleme ve arama. Belgeye tarih, belge türü (e-Fatura, sözleşme, bordro, KEP çıktısı), ilgili taraf ve saklama bitiş yılı etiketi yazılmazsa elinizde 40.000 adet isimsiz PDF olur. Doğru kurulumda arşiv yazılımı yıllık lisansı 1.000 belge başına 5-15 TL; bu, sayfa başı tarama maliyetinin yanında küçük kalır ve geri dönüşü tam olarak buradadır. e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinizi buraya ayrıca taratmayın, GİB'den indirilen veri seti doğrudan yüklenebilir.
• Yasal saklama süresi takibi. TTK 82 ve VUK 253 uyarınca ticari defterler 10 yıl, bunların dışındaki belgeler 5 yıl saklanır; süre genelde ait olduğu yılın sonundan itibaren başlar. Hizmetin değeri burada başlıyor: sistem her kayda bir "imha edilebilir tarih" atamalı ve o tarih gelince size otomatik bildirim göndermeli. Bu bildirimi göndermeyen tedarikçi, süresi dolmuş evrakı size sonsuza kadar kiralar.
• Süre sonunda imha veya iade kararı. Süresi dolan belge otomatik imha edilmez; yazılı onayınız gerekir. Bazı belgeler — devam eden dava, vergi incelemesi, SGK denetimi söz konusuysa — süre bitmiş olsa bile saklanmalıdır ve imha edilirse geri dönüşü yoktur. Sözleşmede "talep üzerine iade" ve "talep üzerine imha" iki ayrı madde olarak yer almalı; tek maddede toplanmışsa itiraz edin.
• KVKK uyumlu imha tutanağı. 6698 sayılı Kanun ve ikincil düzenlemeleri, imha işleminin tutanakla kayıt altına alınmasını ve tutanağın 3 yıl saklanmasını gerektirir. Tutanakta imha yöntemi, tarihi, belge türü ve kutu/dosya sayısı bulunmalı. İmha yöntemi kâğıt öğütücüyle parçalama değil, TS EN 15713 standardına uygun parçalama boyutu olmalı; standart, parça boyutunu belge türüne göre 1x1 mm'ye kadar indiriyor.
• Tesis ve sertifikasyon şartları. ISO 27001 sertifikası tesiste veri güvenliği yönetiminin kurulu olduğunu gösterir, yangın ve su baskını koruması göstermez. İkisini ayrı sorun: yangın söndürme sistemi ne (gaz mı, sprinkler mı), ortam nemi %40-55 bandında mı tutuluyor, sigorta içerik değerinin yıllık %0,3-0,5 primiyle yapılmış mı. Son maddeyi atlayan KOBİ çok; 500.000 TL değerinde arşiv için yıllık 1.500-2.500 TL'lik poliçe, kaybın tamamını cebinizden ödemekle karşılaştırıldığında tartışmasız kârlı.

En sık yapılan hata, teslim anında sayılan kutu sayısına güvenmek. Tedarikçi 130 kutu yazar, siz ödemeyi ona göre yaparsınız, üç yıl sonra kutu açıldığında içinde 40 klasör olduğu görülür. Teslim tutanağına kutu sayısıyla birlikte dosya sayısını da yazdırın; dijitalleştirme teklifleri zaten kutu başına değil sayfa başına veriliyor ve iki sayı arasındaki fark, hangi tedarikçinin gerçekten envanter çıkardığını gösterir.

Fiziksel mi dijital mi? Hibrit arşiv neden zorunlu hale geldi?

Ortalama bir KOBİ ofisinde 10 yıllık birikim 100-150 kutuya denk gelir. Bunun aylık kira karşılığı, 2026 İstanbul/Ankara/İzmir ortalamasıyla kutu başına 45-90 TL arasındadır; yani 120 kutu için yılda 64.800-129.600 TL yalnızca raf parası. Oysa e-Defter ve e-Fatura zorunluluğu sonrası bu kutuların önemli kısmı GİB'e zaten elektronik ortamda sunulmuş kayıtların kâğıt kopyalarıdır. TTK 82 ve VUK 253'e göre ticari defterler 10 yıl, diğer belgeler 5 yıl saklanır; süre dolduğunda o kutu hukuken bir yükümlülük değil, sadece yer kaplayan bir maliyet kalemidir.

Buna karşılık "her şeyi dijitalleştirin" tavsiyesi de baştan yanlıştır. Noter onaylı belgeler, ıslak imzalı sözleşmeler, mahkemeye sunulacak delil nüshaları ve kambiyo senetleri aslıyla saklanmak zorundadır; taranmış PDF birçok uyuşmazlıkta delil değeri taşımaz. Dijitalleştirme sayfa başı 1,5-4 TL (300 dpi tarama dahil) olduğuna göre, hiç açılmayacak 40 kutuyu taramak 15.000-40.000 belge için ciddi bir harcama demektir. Ölü arşivi taramak, kimsenin okumayacağı bir dosyayı başka bir sunucuda saklamaktan başka bir sonuç üretmez. Doğru sıra şudur: önce imha, sonra dijitalleştirme, en son fiziksel depo.

Erişim hızı ve toplam maliyet hesabı

Fiziksel arşivin asıl bedeli kira değil, arama süresidir. Kutudan evrak bulmak ortalama 3-5 dakika alır; dijital arşivde aynı belge 30 saniyede açılır. Günde 8 sorgu yapan bir idari işler sorumlusu, yılda yaklaşık 100 saat fark yaşar. Dijital arşiv lisansı ise 2026'da 1.000 belge başına yıllık 5-15 TL bandındadır; 20.000 belge için 100-300 TL. Bu rakam, tek bir kutunun iki aylık kirasından düşüktür. Depo sigortası içerik değerinin %0,3-0,5'i (yıllık prim) olarak hesaplandığında, fiziksel rafta tutulan her kutu hem kira hem prim hem arama süresi olarak üç kalemde birden yazılır.

Hibrit modelin toplam maliyeti, tek yönteme kıyasla %20-35 düşüyor. İki uç durumu ayıralım. Yılda bir kez bile açılmayan, yasal süresi dolmuş 50 kutu için doğru karar imhadır; TS EN 15713 standardına uygun imha tutanağını 3 yıl saklamanız yeterlidir (KVKK ikincil düzenlemesi). Aksine, ayda birkaç kez başvurulan ıslak imzalı sözleşme dosyaları için doğru karar taranıp dijital arşive alınmak, aslının ise yalnızca bir kutuya indirilerek fiziksel depoya gönderilmesidir. Hibrit yöntem, kutu başına değil erişim sıklığına göre fiyatlandığı için, sık kullanılan belgeyi dijitalde ucuz, aslını rafta pahalı ödersiniz.

Uygulamada en sık yapılan hata, imha kararını atlayıp doğrudan tarama ihalesine gitmektir. Sözleşmesinde imha taahhüdü ve imha tutanağı teslimi bulunmayan bir hizmet sağlayıcıyla çalışırsanız, elinizde "arşivlendi" denilen ama hukuken değersiz bir dijital yığın kalır. İmha tutanağı, hem KVKK denetiminde hem de olası bir vergi incelemesinde belgenin neden yok olduğunu açıklayan tek kanıtınızdır.

2026 evrak depolama fiyatları: kutu, sayfa ve lisans maliyeti

Fiyat teklifi isterken sorulacak tek soru "kutu kaç para" değil. 2026'da bir evrak depolama sözleşmesi dört ayrı kalemden oluşuyor: kutu kirası, sayfa başı dijitalleştirme, dijital arşiv lisansı ve sigorta primi. Bunların üçü kutu sayısından bağımsız büyür.

100-150 kutu, yani 10 yıllık tipik bir ofis birikimi üzerinden hesap şöyle:

Tabloyu yan yana koyunca tablo kendini anlatıyor: dijitalleştirme pahalı, saklamak ondan pahalı. 150 kutunun İstanbul'da yıllık kirası 126.000 TL'den başlıyor; aynı evrakın bir kez taranması 225.000 TL civarında ve sonrasında yıllık lisans 2.000 TL'nin altında kalıyor. İki yılda amorti eden bir kalem bu. Tablonun gerçekten sinsisi ise son satır: kutu getirme ücreti. Sözleşmede yazmayan, faturada beliren kalem odur ve denetim döneminde ayda 10 getirme yapan bir şirket, kira kadar erişim parası ödeyebilir.

Yıllık ön ödeme indirimi tipik olarak %10-15 bandında; minimum sözleşme süresi ise çoğu firmada 6 ay. Bu, altı aydan kısa bir taşınma ya da tadilat dönemi için kutu kiralamanın matematiksel olarak anlamsız olduğu anlamına gelir, o senaryoda aylık esnek tarife arayın. Teklifi okurken üç maddeyi isteyin: kutu getirme başına ücret, sözleşme bitiminde iade mi yoksa imha mı, ve sigorta poliçesinin içerik değerini kimin beyan ettiği. Üçüncüsü kritik, çünkü hasar anında tazminat beyan ettiğiniz değer üzerinden hesaplanır ve düşük beyan eden taraf her zaman depolayandır.

Yasal saklama süreleri: hangi evrak ne kadar tutulmalı?

Arşiv maliyetini düşürmenin ilk adımı depolamak değil, ayıklamak. Bir KOBİ'nin 10 yıllık birikimi ortalama 100-150 kutu; bunun kabaca üçte biri saklama süresi çoktan dolmuş evrak. TTK 82 ve VUK 253, ticari defterlerde 10 yılı net biçimde söylüyor; ancak aynı 10 yıl personel özlük dosyaları, 5 yıl ise fatura ve fişler için geçerli ve bu ayrımı yapmayan şirketler süresi dolmuş belgeyi yıllarca kutu kirası ödeyerek saklıyor.

Süre bitince saklamaya devam etmek masraf değil, aynı zamanda KVKK tarafında risk. 6698 sayılı Kanun'un amacıyla çelişen "süresiz saklama" pratiği, veri minimizasyonu ilkesini ihlal ediyor ve denetimde izahı zor bir tablo çıkarıyor. İmha tutanağının kendisi de 3 yıl saklanmak zorunda; tutanaksız imha, imha sayılmıyor.

Tabloda maliyet açısından kazanan satır fatura ve fişler: 5 yıl sonunda imha edilip, her kutu için aylık 45-90 TL kira ve dijitalleştirme sayfa başı 1,5-4 TL tasarrufu doğrudan yaratıyor. Bu kural, olağan ticari faaliyet için geçerli; ancak devam eden bir vergi incelemesi, SGK denetimi veya iş davası varsa süre işlemez ve fatura dahil her belge dava sonuna kadar aslı olarak saklanmalı. İkinci istisna, e-Fatura ve e-Arşiv kullanan şirketler: GİB'e iletilmiş elektronik belgenin kâğıt nüshası tutulmuyor, bu da 5 yıllık yükün büyük kısmını zaten dijital arşive kaydırıyor.

Evrak depolama sözleşmesi imzalarken hangi maddelere dikkat edilmeli?

Arşiv hizmeti sözleşmeleri genelde iki sayfalık bir teklif formu üzerine kuruluyor ve asıl risk o iki sayfada yazmayanlarda birikiyor. Aşağıdaki maddeler, 2026'da imzalanan tipik bir kurumsal depolama sözleşmesinde mutlaka karşılığı olması gereken başlıklar. Hizmet veren firma bunlardan birine "standart sözleşmemizde yok" diyorsa, o maddeyi ekletmeden imzalamayın; sonradan pazarlık şansı neredeyse sıfır.

• Sorumluluk sınırı ve sigortanın kimin adına olduğu. Sözleşmelerin çoğunda "firma yangın, sel, hırsızlık hallerinde kutu başına 500 TL ile sorumludur" gibi bir tavan yazıyor; bu rakam 2026'da bir kutudaki ortalama ticari evrakın değerinin çok altında. Depo sigortası içerik değerinin yıllık %0,3-0,5'i primle yapılıyor ve poliçe genelde depocunun kendi adına kesiliyor, sigortalı siz olmuyorsunuz. Poliçe örneğini isteyin, sigortalı tarafında kendi ünvanınızı arayın; yoksa ayrı bir "depolanan emtia" poliçesi yaptırmanız gerekir.
• Erişim ve iade süresi taahhüdü. "Talep üzerine makul sürede teslim" ifadesi sözleşme değil, niyet beyanıdır. 48 saat içinde teslim, acil taleplerde aynı gün kurye gibi ölçülebilir bir taahhüt isteyin ve bunu cezai şartla bağlayın. Bir duruşma dosyası için 3 gün beklemek, kutu kirasından çok daha pahalıya mal olur.
• Fesih halinde iade veya imha için yazılı talimat şartı. Sözleşme bittiğinde evrakınıza ne olacağı çoğu metinde belirsiz bırakılıyor; bazı firmalar 30 gün sonra "tasfiye" hakkını kendinde görüyor. İade için size yazılı bildirim yapılması, imha içinse ayrıca yazılı talimatınızın alınması şartını koydurun. İmha tutanağı saklama süresi KVKK ikincil düzenlemeleri uyarınca 3 yıl; tutanağın bir nüshasının size verilmesini sözleşmeye yazdırın.
• KVKK'da veri işleyen sıfatı. Firma, 6698 sayılı Kanun kapsamında veri işleyen olur; sorumluluk ise veri sorumlusu olarak sizde kalır. Sözleşmeye veri işleyenin yükümlülüklerini, alt işleyen kullanacaksa bunların listesini ve ihlal bildirim süresini ekletin. KVKK'da ihlal bildirimi için öngörülen 72 saat, sizin firmadan haber bekleyeceğiniz süre değil.
• Yurt dışına veri aktarımı yasağı. Sunucunun nerede olduğu sorusunun cevabı "bulut" değil, şehir ve ülke adı olmalı. Yedekleme sunucusunun yurt dışında olması, KVKK'nın veri aktarımı rejimine takılır ve ayrı bir hukuki zemin gerektirir. Sözleşmeye açık bir yasak ve Türkiye'de barındırma taahhüdü koyun.
• Dijitalleştirme çıktısının mülkiyeti ve formatı. Tarama işini de aynı firmaya verdiyseniz, PDF/A veya TIFF dosyalarının fesih halinde hangi formatta, hangi maliyetle size teslim edileceğini yazılı hale getirin. Bazı firmalar kendi lisanslı arayüzünden çıktı vermeyi "ek hizmet" sayıp sayfa başına ek ücret istiyor.
• Fiyat artış ve kilit maddesi. Kutu kirası 2026'da İstanbul, Ankara ve İzmir ortalamasında aylık 45-90 TL bandında; sözleşmeye yıllık artışın hangi endekse bağlandığını yazdırmazsanız ikinci yıl %150 zamla karşılaşabilirsiniz. İlk 12 ay sabit fiyat, sonrası TÜFE ile sınırlı artış makul bir çerçevedir.

En sık atlanan madde, listenin ilk sırasındaki sigorta meselesi. KOBİ'ler poliçeyi gördüklerinde "sigortalı" satırını okumuyor, sadece prim tutarına bakıyor; hasar anında ortaya çıkan fark, 10 yıllık ticari defterlerin karşılıksız kalması oluyor. İkinci sırada yurt dışı veri aktarımı var: hizmet veren "sunucularımız Almanya'da ama sadece yedek" diyorsa, bu cümleyi sözleşmeye hiç yazdırmamak en temizi.

Dijital arşiv sistemleri: hangi özellikler olmazsa olmaz?

Dijitalleştirme kararını verdikten sonra iş bitmiyor. Aynı 100-150 kutuluk arşivi tarattığınız iki firmanın teslim ettiği PDF yığını, arkasında doğru yazılım yoksa bir yıl içinde kullanılamaz hale geliyor. Aşağıdaki kriterler, demo talebinde bulunmadan önce soracağınız soruların listesi. Sistem bunların hepsini karşılamıyorsa o PDF'ler arşiv değil, yalnızca kopya.

• Tam metin arama (OCR). 300 dpi tarama tek başına yetmez; metin katmanı olmayan PDF içinde "sözleşme" kelimesini aratamazsınız. Türkçe karakter desteği ve el yazısı notların ayrı işaretlenmesi demo sırasında mutlaka test edilmeli. Sayfa başı 1,5-4 TL ödediğiniz taramanın değeri burada ortaya çıkıyor.
• Rol bazlı erişim ve değiştirilemez kayıt (WORM). İnsan kaynakları evrağını muhasebe personeli görmemeli; bunun için departman, belge türü ve tarih aralığı bazında yetki tanımlanabilmeli. WORM, yüklenen bir belgenin sonradan düzenlenemediğini ve silinemediğini garanti eder. KVKK denetiminde "bu belgeye kim, ne zaman erişti" sorusunun cevabı log kaydından çıkmalı.
• e-Defter ve e-Fatura entegrasyonu. GİB sisteminden gelen belgeler elle yükleniyorsa dijital arşiv yarım çalışıyor demektir. e-Arşiv fatura, e-Defter beratı ve e-Fatura XML'lerinin otomatik akması gerekir. Aksi halde her ay sonu bir kişi saatlerini indir-yükle işine harcar.
• KEP ile gelen evrak otomasyonu. Tebligat, ihtar ve sözleşme fesihleri çoğu şirkette KEP üzerinden geliyor. Sistem KEP adresine bağlanıp gelen evrakı tarih-saat damgasıyla arşive düşürmeli, ilgili birime otomatik bildirim göndermeli. Elle yönlendirilen bir tebligatın gözden kaçması, dava dosyasında savunma yapamamanız anlamına gelir.
• Farklı fiziksel lokasyonda iki kopya. Aynı binadaki iki sunucu yedeklilik değil, yalnızca konfor. Veri merkezi ve yedek lokasyon farklı şehirlerde olmalı. ISO 27001 sertifikası burada bakacağınız ilk belge; sertifikanın kapsamına depolama hizmetinin dahil olup olmadığını sorun.
• Yıllık geri yükleme testi. "Yedek var" demek ile "yedekten dönüldü" demek arasındaki farkı yalnızca test gösterir. Sözleşmeye yılda en az bir kez, rastgele seçilmiş 20 belgenin geri yüklenip doğruluğunun raporlanması şartı koyun. Test edilmemiş yedeğin bozuk çıkma ihtimali, sektördeki en yaygın sürpriz.
• Çıkış (export) hakkı. Sözleşme bittiğinde verinizin tamamını standart formatta (PDF/A, XML) ve makine okunabilir bir indeks dosyasıyla alabilmelisiniz. Bunun ücreti ve süresi sözleşmede yazılı olsun. Satıcı değiştirmek istediğinizde arşivinizin rehin kalması, yaşanan en pahalı hatalardan biri.

En sık atlanan madde yıllık geri yükleme testi. Firmalar kurulumda demo verisiyle test yapıp yıllarca bir daha denemiyor; ilk gerçek ihtiyaçta —bir vergi incelemesinde ya da iş davasında— dosyanın açılmadığı ortaya çıkıyor. Test sonucunu yazılı rapor olarak isteyin ve arşiv sorumlusunun dosyasında saklayın.

Evrak imhası ve KVKK: şirketleri bekleyen 2026 riski

KVKK'nın 7. maddesi, işleme amacı ortadan kalkan kişisel verinin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini zorunlu kılıyor. Pratikte bu, iş sözleşmesi sona ermiş bir çalışanın dosyasının "nasılsa lazım olur" gerekçesiyle arşivde tutulmasının yasal bir dayanağı olmadığı anlamına geliyor. KOBİ'lerde en sık rastladığım tablo şu: 2015-2016 dönemine ait 40-50 personel dosyası hâlâ dolapta duruyor ve kimse bu dosyaların hangi amaçla saklandığını savunamıyor. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 2026 bülteninde yayımlanan idari para cezaları, veri ihlali bildiriminin yapılmadığı veya imha sürecinin hiç işletilmediği dosyalarda cezayı doğrudan şirket tüzel kişiliğine kesiyor; 2026 güncel tutarlarda bu ceza kalemi 150.000 TL ile 1.800.000 TL bandında uygulanıyor ve her yıl yeniden değerleme oranında artırılıyor.

Usulsüz imhanın riski cezadan ibaret değil. Parçalama işleminin kim tarafından, hangi tarihte, kaç kutu üzerinde yapıldığını gösteren bir tutanak yoksa, şirket hem imha ettiğini kanıtlayamıyor hem de denetimde "belge kaybı" konumuna düşüyor. TSE'nin TS EN 15713 standardı bu boşluğu kapatmak için yazılmış: belgenin toplama noktasından parçalama tesisine kadar kesintisiz zincir kaydı, parçacık boyutu beyanı ve imha sonrası geri dönüşüm sertifikası talep ediyor. Türkiye'de 2026 itibarıyla bu standarda göre sertifikalı imha yapan tesis sayısı sınırlı; Iron Mountain ve Arşivnet gibi kurumsal oyuncuların yanı sıra Arşivnet, Evrak Depolama Merkezi gibi yerel sağlayıcılar da artık imha hizmetini ayrı kalem olarak faturalıyor. Tutanağın saklama süresi ise sadece 3 yıl; bunu 10 yıl gibi düşünmek ve arşivde yer kaplamasına izin vermek yaygın bir hata.

İmha etmeden dijitalleştirmek riski ertelemez

"Önce tarayalım, imhayı sonra düşünürüz" yaklaşımı 2026'da en pahalı hata. Sayfa başı dijitalleştirme maliyeti 300 dpi tarama dahil 1,5-4 TL arasında; 100-150 kutuluk tipik bir ofis arşivi, kutu başına ortalama 2.500 sayfa hesabıyla 250.000-375.000 sayfa ediyor. Yani yalnızca tarama kalemi 375.000 TL ile 1.500.000 TL arasında bir yük demek. Aynı belgeleri önce TS EN 15713 uyumlu imhaya gönderip yalnızca aslı saklanması gerekenleri (ıslak imzalı sözleşmeler, noter evrakları, tapu ve hisse devir belgeleri) taratmak, sayfa sayısını genellikle yüzde 15-25 bandına indiriyor. Bu, tarama faturasını 60.000-90.000 TL aralığına çekiyor ve geri kalan bütçeyi erişim sıklığına göre fiyatlanan fiziksel arşive bırakıyor.

Karar verirken iki net eşik var. Ticari defterler ve bunlara ilişkin belgeler TTK 82 ile VUK 253 uyarınca 10 yıl, diğer ticari evrak 5 yıl saklanmak zorunda; bu süresi dolmamış belgeler imha edilemez, sadece dijitalleştirilip aslı ayrı fiziksel arşive alınabilir. Süresi dolmuş ama kişisel veri içeren dosyalar ise (personel, müşteri, sağlık raporu) imha edilmezse KVKK tarafında bekleyen bir yükümlülük olarak kalıyor. İdari işler sorumlusunun 2026'da kurması gereken mekanizma basit: her belge türü için saklama süresi tanımlı bir envanter, yıllık bir imha takvimi ve her imha işlemi için ayrı tutanak. Bu üçü yoksa dijitalleştirme ne kadar düzenli yapılırsa yapılsın, denetimde hâlâ savunmasız kalıyorsunuz.

Depo seçerken tesis nasıl denetlenir? Yerinde kontrol listesi

Sözleşmeyi imzalamadan önce tesisi kendi gözünüzle görün. Fotoğraflı tanıtım sunumları, kiraladığınız kutunun altı ay sonra nem kokmasını engellemiyor. Denetim turu, tek bir arşiv odası için 40-60 dakika sürer; çok katlı bir tesiste iki saat ayırın. Aşağıdaki sırayı takip edin, çünkü ilk üç madde sonraki maddelerin anlamını değiştiriyor.

1. Yangın söndürme sistemini sorun ve adını not edin. "Yangın sistemi var" cevabı işe yaramaz; FM-200 (HFC-227ea) veya inert gaz (IG-541, nitrojen-argon karışımı) gibi temiz ajan kullanılıp kullanılmadığını sorun. Sprinkler su bazlıdır ve kağıdı sudan koruduğu kadar hasarlar; evrak deposunda tercih edilmez. Tüplerin son hidrostatik test tarihini ve yıllık bakım sözleşmesini isteyin. Bu tek madde, tesisin sigorta primini ve sizin poliçenizin geçerliliğini doğrudan etkiler.
2. Nem ve sıcaklık kaydını isteyin, ekrandan değil dosyadan. Hedef aralık nemde %45-55, sıcaklıkta 18-22°C. Duvardaki anlık gösterge bir şey kanıtlamaz; son 12 aya ait veri kaydedici çıktısını veya BMS (bina yönetim sistemi) logunu isteyin. Kağıt, %65 nemin üzerinde küflenmeye, %35'in altında gevrekleşip kırılmaya başlar. Klima sisteminin yedekli olup olmadığını da sorun: tek kompresörlü bir sistem, Ağustos'ta iki gün devre dışı kaldığında arşiviniz sauna olur.
3. Tavanı, duvarları ve zemini gözle kontrol edin. Kutular yerden en az 10-15 cm yüksekte, palet veya raf üzerinde durmalı. Zemin seviyesindeki kutular, bir temiz su hattı patlamasında ilk gidenlerdir. Duvar diplerinde rutubet lekesi, tavan panellerinde su izi, raf ayaklarında pas arayın. Bodrum kat arşivleri İstanbul'da yaygın ve genellikle yanlış tercih; dere yatağına yakın bir ilçede bodrum, sigorta kapsamı dışında kalabilir.
4. Haşere kontrolünü sözleşmeli bir firmadan sorun. Kemirgen ve gümüşçün (Lepisma saccharinum) kağıt arşivinin iki numaralı düşmanıdır; birincisi su. Yıllık ilaçlama sözleşmesini, son uygulama tarihini ve kullanılan biyosidal ürünün ruhsat numarasını isteyin. Yem istasyonlarının yerlerini gösteremeyen tesis, muhtemelen ilaçlamayı kendi personeline yaptırıyor. Gıda depolayan bir tesisin yanında konumlanmış arşiv binası da risklidir; kemirgen iki binayı ayırmaz.
5. Güvenlik turu: 7/24 kayıt yapan kamera sistemi, kayıt saklama süresi (en az 30 gün isteyin) ve kartlı geçiş. Ziyaretçi defterini isteyin ve son bir haftayı gözden geçirin. Kendi ekibinizden başka kim giriyor? Temizlik personeli, bakım teknisyeni, başka bir müşterinin nakliye ekibi. Refakat politikasını yazılı isteyin; "tek başına rafa giremez" kuralı sözleşmede yoksa uygulanmıyor demektir.
6. Erişim talebini test edin. Tesisi gezerken bir kutu numarası verip "bunu yarın sabah 10'da çıkarabilir misiniz" diye sorun. 24 saat içinde teslim edemiyorsa erişim sıklığına dayalı fiyatlandırmanın anlamı kalmıyor, çünkü her talep fiilen bir nakliye işine dönüşür. Bu hizmet için tipik talep-karşılama süresi 4-24 saat arası; aynı gün teslimatta genelde ek ücret çıkar. Kurye ile şehir içi tek kutu teslimi 2026'da 350-600 TL bandında.
7. Sigorta poliçesini ve muafiyetleri isteyin. Depo sigortası tipik olarak içerik değerinin yıllık %0,3-0,5'i kadar primle yapılır; 2 milyon TL değerinde bir arşiv için yıllık 6.000-10.000 TL bekleyin. Poliçede sel, yangın, hırsızlık ve "ihmal" tanımlarını okuyun. Sizin beyan ettiğiniz kutu değeri ile tesisin poliçesindeki limit aynı olmak zorunda; düşük beyan edilen içerik, hasar anında oransal tazminat demektir. Dijitalleştirilmiş kopyaların ayrı bir yedekleme poliçesi kapsamında olduğunu ayrıca doğrulayın.
8. Denetim raporunu imzalatın. Gördüğünüz nem değerini, yangın ajanını, kamera saklama süresini ve erişim taahhüdünü tek sayfalık bir tutanak haline getirip tesis yetkilisine imzalatın. Sözleşmeye ek yapın. Sonraki yıl aynı ziyareti yaptığınızda karşılaştıracağınız referans budur; sözlü vaatler personel değişiminde buharlaşır.

En sık yapılan hata, turu satış temsilcisiyle ve sadece vitrin bölümünde yapmak. Asıl arşiv odasına girmeden, kendi kutunuzun konacağı rafı görmeden denetim sayılmaz. İkinci hata, denetimi bir kez yapıp bir daha tekrarlamamak; nem kaydı, kamera saklama süresi ve ilaçlama takvimi yıllık olarak bozulur. Yılda bir aynı listeyle geri dönün, tutanağı güncelleyin.

Sık Sorulan Sorular

Evrak depolama hizmeti aylık ne kadar?

2026 itibarıyla kutu başına aylık bedel 45-90 TL arasında değişiyor; arşiv kutusu standart 40x32x25 cm ölçüsünde ve ortalama 12-15 kg evrak alıyor. Fiyatı belirleyen şey kutunun kendisi değil, tesise giriş-çıkış sayısı ve raftaki erişim sıklığı. Dijitalleştirme eklenirse sayfa başına 1,5-4 TL ayrıca faturalanıyor, tarama çözünürlüğü ve OCR kalitesi bu bandı yukarı çekiyor.

Yıllık peşin ödemede çoğu firma yüzde 10 indirim uyguluyor, yani 60 TL'lik bir kutu yıllık ödemede 54 TL'ye iniyor. 500 kutuluk bir kurumsal arşivde bu, yılda 36.000 TL'lik fark demek. Sözleşmeye "kutu başı" yerine "metreküp başı" fiyat yazdırırsanız, kutuları standart dışı boyutta dolduran firmalarda rakam şişebiliyor.

Şirket evrakları kaç yıl saklanmak zorunda?

Süre evrakın türüne göre değişiyor ve tek bir "10 yıl" kuralı yok. TTK uyarınca ticari defterler, envanter ve bilanço kayıtları 10 yıl saklanıyor. VUK'a göre fatura, müstahsil makbuzu, gider pusulası ve fişler 5 yıl; personel özlük dosyaları ise 10 yıl boyunca muhafaza edilmek zorunda.

SGK ve İş Kanunu kaynaklı belgelerde bu süre zaman aşımı davaları nedeniyle pratikte 10 yılın üzerine çıkabiliyor. Süreyi takvim yılı sonundan değil, belgenin ait olduğu hesap döneminin kapanışından başlatmak gerekiyor; aksi halde iki yıl erken imha riski doğuyor.

Evrak depolama hizmeti KVKK'ya uygun mu?

Hizmetin kendisi KVKK'ya uygundur, yükümlülük firmayla birlikte veri sorumlusu olarak size de düşer. Uygunluk için tesisin ISO 27001 sertifikalı olması, girişlerin kartlı ve kameralı kayıt altında tutulması, ayrıca imzalanan veri işleyen sözleşmesinin (DİS) bulunması gerekir. Bu sözleşme olmadan depolama, KVKK m.9 kapsamında aktarım sayılabilir.

Kritik nokta şu: kişisel veri içeren evrakın yurt dışındaki bir sunucuya ya da tesise aktarılması, Kurul izni olmadan yasak. Bulut yedekleme seçeneği sunan firmalara "sunucular nerede" diye sorun. Cevap "Frankfurt" veya "Amsterdam" ise o hizmeti kişisel veri için kullanmayın.

Dijitalleştirme sonrası kağıt evrakı imha edebilir miyim?

Yasal saklama süresi dolmuşsa ve ilgili mevzuat belgenin aslını şart koşmuyorsa evet, imha edebilirsiniz. Süre dolmamışsa tarama tek başına imha hakkı vermiyor; e-Fatura ve e-Defter gibi istisnalar dışında kağıt asıl belge olmayı sürdürüyor.

İmha, TS EN 15713 standardına uygun çapraz kesimli makinede yapılmalı ve çıktı 1x1 cm'yi geçmemeli. İşlemi yapan firma size imha tutanağı vermek zorunda, bu tutanağı en az 3 yıl saklayın. Denetimde "belgeyi imha ettik" demek yetmiyor, kime ne zaman teslim edildiğini gösteren tutanak isteniyor.

Depodaki evrakıma ne kadar sürede erişebilirim?

Standart sözleşmelerde talep ile teslim arası 24-48 saat. Kutu, barkodla raftan alınıp sayım föyüyle birlikte kuryeye veriliyor; bu süreye hafta sonu ve resmi tatil girmiyor, cuma öğleden sonra verilen talep genelde salıya sarkıyor.

Acil erişim taahhüt eden firmalar 2-4 saat içinde teslim sözü veriyor, bunun karşılığında kutu başına 300-900 TL arası ek ücret alınıyor. Denetim, dava veya vergi incelemesi gibi tarihli işlerde bu ücret mantıklı; rutin evrak için ödemeye değmiyor.

Evrak depolama sigortası kimin sorumluluğunda?

Tesisin bina ve yangın sigortasını depolama firması yapar, bu onun yükümlülüğü. Ancak kutuların içindeki evrakın değeri genelde bu poliçenin dışında kalıyor; içerik sigortası müşteriye ait ve prim, beyan edilen poliçe değerinin yaklaşık yüzde 0,3-0,5'i civarında.

1 milyon TL beyan edilen bir arşiv için yıllık prim 3.000-5.000 TL bandında. Poliçede "her bir kutu için azami bedel" maddesini kontrol edin; bazı poliçeler kutuyu 2.000 TL ile sınırlıyor ve tapu, sözleşme gibi yüksek değerli evrakı kapsam dışı bırakıyor.