Evrak İmha Depolama Rehberi 2026: Yasal Saklama ve İmha Süreci

Evrak imha depolama, yasal saklama süresi henüz dolmamış kurumsal belgelerin, imha kararı verilene kadar güvenli ve erişilebilir bir tesiste geçici tutulmasıdır. Bugün ticari defterler, özlük dosyaları ve SGK bildirgeleri 10 yıl saklanır; süre dolmadan imha edilen belge için 2026'da KVKK cezası 1.000.000 TL'yi aşabilir. Depolama m³ bazında aylık fiyatlanır.

İstanbul'da 30 kişilik bir muhasebe ofisinin arşiv odası, genelde 4-5 yılda dolar. O noktada iki yanlış yol açılır: kutuları bodruma yığmak ya da "nasılsa kullanılmıyor" diyip imha etmek. İkincisi pahalıya patlar. KVKK'da veri ihlali bildirimi 72 saat içinde yapılmazsa 2026 idari para cezası 1.000.000 TL'ye kadar çıkıyor; üstelik süresi dolmamış bir belgeyi imha etmek, ihlal bildirimini de tetikleyebilir.

Asıl mesele hangi belgenin kaç yıl saklanacağı. 6102 sayılı TTK md. 82 ticari defterler ve dayanak belgeler için 10 yıl diyor. SGK mevzuatı da işçi özlük dosyalarını ve bildirgeleri 10 yıl tutmayı zorunlu kılıyor. Yani 2018 tarihli bir bordro, 2028'e kadar kutuda kalacak.

Dijitalleştirme bu süreyi kısaltmıyor. Belgeyi tarayıp sisteme attıktan sonra asıl nüshayı imha etmek, yasal saklama yükümlülüğünü ortadan kaldırmıyor. Tarama, erişimi hızlandırır; imha kararını vermez.

• Ticari defter süresi: TTK md. 82 uyarınca ticari defterler ve belgeler 10 yıl saklanır, süre dolmadan imha edilemez.
• SGK ve özlük: İşçi özlük dosyaları ile SGK bildirgeleri de 10 yıl saklama kapsamındadır; süre bitmeden imha hukuki risk doğurur.
• İmha tutanağı şartı: İmha işlemi, İmha Komisyonu tutanağı ve "imha edildi" belgesi olmadan geçerli sayılmaz.
• 2026 depolama fiyatı: Profesyonel evrak depolama aylık m³ başına 250-450 TL arasında; 1 m³ yaklaşık 8-10 arşiv kutusu alır.
• KVKK cezası: 72 saat içinde yapılmayan veri ihlali bildirimi 2026'da 1.000.000 TL'yi aşan idari para cezasına yol açabilir.

Evrak imha depolama tam olarak nedir, ne değildir?

Evrak imha depolama, saklama süresi dolmuş ama henüz imha kararı verilmemiş belgelerin, imha işlemi tutanağa bağlanana kadar fiziksel olarak muhafaza edildiği geçici bekleme aşamasıdır. Buradaki "geçici" kelimesi üç ay da olabilir, üç yıl da; belirleyen şey depo sözleşmesi değil, ilgili mevzuatın öngördüğü saklama takvimidir. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu md. 82 uyarınca ticari defterler ve bunlara dayanan belgeler 10 yıl saklanır; 5510 sayılı Kanun kapsamında personel özlük dosyaları da yine 10 yıl tutulur. Bu süreler dolmadan hiçbir belge imha edilemez, dolduktan sonra da otomatik olarak imha edilmiş sayılmaz.

Asıl karışıklık burada başlıyor: depolamak ve imha etmek tek bir işlem değil, art arda gelen iki ayrı süreçtir. Depolama bir muhafaza işidir, imha ise bir tasfiye işlemidir ve Tebliğ gereği mutlaka imha tutanağı ile belgelenir. Şirketin kendi bünyesinde kurduğu İmha Komisyonu, hangi belgenin hangi tarihte imha edildiğini, imha yöntemini (kağıt öğütme, manyetik ortamdan silme vb.) ve imha eden kişileri tutanağa yazar. Bu tutanak olmadan yapılan imha, denetimde "belge kayboldu" gibi okunur; KVKK tarafında 2026 itibarıyla idari para cezasının üst sınırı 1.000.000 TL, veri ihlali bildirim süresi ise 72 saattir. Yani belgenin ortadan kalkması ile belgenin usulüne uygun imha edilmesi arasındaki fark, doğrudan bir hukuki risk farkıdır.

Hangi belgeler imha öncesi depoya gider?

Pratikte üç grup belge imha öncesi bekleme odasına girer. Ticari defter ve dayanak belgeleri (yevmiye, kebir, envanter defterleri, e-Fatura ve e-Arşiv çıktıları) 10 yıllık sürenin sonuna kadar saklanmak zorundadır. Personel özlük dosyaları, işe giriş bildirgeleri, ücret bordroları ve iş sözleşmeleri de aynı 10 yıl kuralına tabidir; buradaki süre çoğu zaman işten çıkış tarihinden itibaren başlar, işe giriş tarihinden değil. Üçüncü grup ise süresi dolmuş ama ticari ihtilaf, vergi incelemesi veya dava ihtimali nedeniyle bekletilmesi gereken sözleşme ve yazışma dosyalarıdır. Bu üçüncü grupta karar tamamen şirkete aittir ve "bekletmek" çoğu zaman "imha etmekten" daha ucuzdur.

Burada dürüst cevabı "duruma bağlı" olan bir nokta var. Halihazırda devam eden bir vergi incelemesi veya hukuk davası varsa, saklama süresi dolmuş olsa bile ilgili belgeler imha edilemez; imha, incelemenin seyrini bozacağı için ayrı bir suç teşkil eder. Dava veya inceleme yoksa süre dolduğu anda imha süreci başlatılabilir. İstanbul Hadımköy Lojistik Merkezi ve Ankara Kazan Arşiv Depolama Tesisleri çevresindeki profesyonel depolar, 2026 itibarıyla m³/ay 250-450 TL bandında çalışıyor; 1 m³ ortalama 8-10 arşiv kutusu alıyor. Yani 40 kutuluk bir arşiv, aylık 1.000-2.250 TL arasında bir kalem demek. Bu tutarı, yanlış imha nedeniyle doğabilecek bir ceza veya dava riskiyle karşılaştırdığınızda tercih genellikle netleşiyor.

Hangi belge kaç yıl saklanır? 2026 yasal saklama süreleri tablosu

Arşiv odasını boşaltmanın önündeki gerçek engel yer değil, takvim. Aynı rafta duran iki klasörün biri geçen ay imha edilebilir hale gelmişken, diğeri 2034'e kadar dokunulamaz durumda olabilir. Bu yüzden işe belge türünü değil, o belgeyi doğuran mevzuatı eşleştirmekle başlayın.

Sürenin nerede başladığı da en az süre kadar belirleyici. TTK md. 82 ticari defterlerde sayımı defterin kapanış tarihinden itibaren başlatır; yani 2026 hesap dönemi defteri 31 Aralık 2036'ya kadar saklanır. Personel ve SGK tarafında ise pratikte ilgili yılın sonu esas alınır, çünkü hizmet dökümü ve prim itirazları yıl bazlı yürür.

Tablonun geneli 10 yılda düğümleniyor; bu da pratikte tek bir takvim kuralı demek: 2026'da imha komisyonu toplayacak bir şirket, elindeki kağıdın 2016 ve öncesine ait olup olmadığına bakmalı. Fatura, defter ve prim belgelerinde bu eşik net çalışır, çünkü hepsinin süresi bittiğinde aynı yıl düşer. Sözleşmelerde durum tersine döner: 2018'de imzalanmış, hâlâ ifa edilen bir kira kontratı süresi dolmuş sayılmaz, çünkü zamanaşımı imzadan değil ihlal tarihinden işlemeye başlar. KVKK formları da bu yüzden tablodaki en kaygan satır; çalışan işten ayrıldığında özlük dosyası 10 yıl sayarken, aynı kişinin açık rıza formu işleme amacı bittiği gün tartışmalı hale gelir ve çoğu idari işler sorumlusu bu iki belgeyi yanlışlıkla aynı kutuya koyar.

Birçok kaynak "tarayın, kağıttan kurtulun" der. Türkiye'de e-Arşiv ve e-Fatura uygulamaları belirli belgelerde asıl nüsha saklama zorunluluğunu kaldırmaz; imha öncesi depolama, dijitalleştirmeden bağımsız olarak yasal bir zorunluluktur. Bu yüzden "önce tara, sonra at" stratejisi hem TTK hem KVKK karşısında şirketi riske sokar. Doğru sıra şu: belgeyi tara, dijital kopyayı KEP veya kurumsal arşivde tut, aslını süresi dolana kadar nem kontrollü (%45-55 RH, ISO 15489 önerisi) bir depoda beklet, süre dolduğunda İmha Komisyonu kararı ve imha tutanağıyla yok et. 1 m³ alan 8-10 arşiv kutusu alıyor; İstanbul'da bunun aylık maliyeti 250-450 TL bandında. 3 m³'lük dolu bir arşiv odasını bu şekilde dışarı taşımak, ayda 750-1.350 TL'ye denk gelir; aynı alanı ofis içinde tutmanın m² kirası İstanbul'da bunun birkaç katı.

İmha komisyonu nasıl kurulur ve tutanak neden şart?

Saklama süresi takvimi kurulduktan sonra sıra, süresi dolan belgelerin hukuka uygun şekilde yok edilmesine gelir. Burada kritik nokta şu: imha bir yok etme işlemi değil, ispatlanabilir bir yok etme işlemidir. Denetimde size "bu belgeyi imha ettik" demeniz yetmez; kimin, hangi tarihte, hangi yöntemle, kaç adet belgeyi imha ettiğini gösteren imzalı bir tutanak istersiniz. Aksi halde belge hem elinizde yoktur hem de yok edildiğini kanıtlayamazsınız; bu ikisi arasındaki fark, KVKK kapsamında 2026 için üst sınırı 1.000.000 TL'ye kadar çıkan idari para cezasına dönüşür.

İmha komisyonu kurma yükümlülüğü, kişisel veri işleyen tüm veri sorumluları için fiilen geçerlidir; 10-50 kişilik bir şirkette bunu tek başınıza yapamayacağınız için en az üç kişilik bir kurula ihtiyacınız olacak. İşlem tipik olarak bir yılda bir kez, takvim yılı kapanışından sonra 60-90 gün içinde tamamlanır ve yarım günden bir günü bulmaz. Aşağıdaki sıra, denetimde sorulacak sorulara karşı savunulabilir bir kayıt üretmek için tasarlandı.

1. Komisyonu kurun ve görev tanımını yazın. En az üç kişi: bir idari işler sorumlusu, bir hukuk veya mali işler temsilcisi, bir de üst yönetim adına imza yetkilisi. Her birinin görev tanımı yazılı olsun; sözlü "sen bak" devri, denetimde en sık geri çevrilen eksikliktir.
2. İmha edilecek belgeleri envanterleyin. Saklama süresi takviminden süresi dolanları çıkarın; belge türü (fatura, özlük dosyası, sözleşme), adet ve fiziksel konum (hangi kutu, hangi raf) kayıtta olsun. 1 m³ yaklaşık 8-10 arşiv kutusu aldığına göre, 20 kutuluk bir oda için bu envanter yaklaşık 1-2 saat sürer.
3. İmha yöntemini belgeleyin. Kâğıt için üç seçenek var: yerinde kırpma, lisanslı geri dönüşüm tesisine teslim, ya da güvenli imha sertifikası veren hizmet sağlayıcı. Kişisel veri içeren belgelerde geri dönüşüm tek başına yetmez; kırpma veya sertifikalı imha gerekir.
4. Tutanak alanlarını doldurun. Tarih, belge türü, adet, miktar (kg veya kutu), imha yöntemi, imha yeri, komisyon üyelerinin ad-soyad ve imzaları, varsa sağlayıcı adı ve sertifika numarası. Bu alanlar Tebliğ gereği zorunludur; eksik tutanak, hiç tutanak yokmuş gibi işlem görür.
5. Süreci görüntüleyin. İmha öncesi kutuların fotoğrafı, kırpma anının görüntüsü ve tutanağın taranmış hâli hem basılı dosyada hem e-Arşiv sisteminde saklansın. Fotoğraf çekmek beş dakika sürer; denetimde savunma değeri ise tartışılmaz.
6. Sertifikayı ve tutanağı ilişkilendirin. Dışarıdan hizmet aldıysanız, sağlayıcının imha sertifikasındaki numarayı tutanağınızdaki numarayla aynı yapın. İki ayrı belge, tek bir izlenebilir kayıt hâline gelir. Aksi halde "sertifikam var ama hangi işe ait olduğu belirsiz" durumuna düşersiniz.
7. Arşivi kapatın ve takvimi ilerletin. İmha edilen kutuların yerini boş bırakmayın; depo yerleşim planını güncelleyin ve bir sonraki imha dönemini aynı takvime not edin. 10-50 kişilik bir şirkette yılda bir kez yapılan bu iş, iki saati geçmez.
8. Elektronik kayıtları da kapsayın. e-Fatura, KEP ve e-Arşiv'deki süresi dolmuş kayıtlar da aynı komisyondan geçer; kâğıt imha tutanağına "elektronik kayıt imhası" başlığı ekleyin ve sistem log kaydını ekleyin. Kâğıdı imha edip dijital kopyayı unutmak, en pahalı hata biçimidir.

En sık yapılan hata: komisyonun kâğıt tutanağı düzenlemesi ama imha işlemini fiilen yapmadan "imha edildi" yazması. Bu, belgenin hâlâ bir kutuda durduğu ama artık kayıtlarda olmadığı en kötü durumdur; denetimde hem eksik belge hem de yanıltıcı beyan çıkar. İkinci sık hata, tutanağı imzalayan üyelerden birinin şirketten ayrılması sonrası dosyanın takip edilmemesi. Tutanağın bir nüshasını ISO 27001 kapsamındaki bilgi güvenliği prosedürlerinize bağlayın ve erişim yetkisini tek kişide bırakmayın. Depolama hizmeti alıyorsanız, imha öncesi bekleyen belgeleriniz nem oranı %45-55 RH aralığında tutulan, ISO 15489'a uygun bir tesiste (İstanbul Hadımköy veya Ankara Kazan'daki tesisler gibi) durmalı; yoksa küflenen belge imha edilemez hâle gelir ve imha kararınızı yine ispatlayamazsınız.

Profesyonel evrak depolama hizmeti seçerken hangi kriterlere bakılır?

Evrak depolamada fiyat, karşılaştırmanın son maddesidir; ilk maddesi değil. İstanbul'da 2026 itibarıyla m³/ay bandı 250-450 TL arasında geziniyor ve bu aralığın bu kadar geniş olmasının sebebi hizmetin kendisi değil, tesisin fiziksel koşulları. Aşağıdaki altı başlık, teklifleri yan yana koyduğunuzda hangi farkın gerçekten para ettiğini gösterir.

• Fiziksel güvenlik ve yangın söndürme. 7/24 kamera kaydı, kaydın kaç gün saklandığıyla birlikte sorulmalı; 30 günlük arşivle 7 günlük arşiv aynı şey değil. Kâğıt yangınında su sprinkler'i işe yaramaz, çünkü hasarın çoğunu yangın değil su yapar. FM-200 veya Novec 1230 gibi gazlı sistem kullanılıyor mu, tüplerin son kontrol tarihi nedir — bunu sözleşme ekinde isteyin.
• Nem ve sıcaklık kontrolü. ISO 15489'un önerdiği aralık %45-55 RH. Nem %60'ın üzerine çıktığında kâğıtta dalgalanma ve küf başlar, %40'ın altında ise sayfalar kırılganlaşır. Nem ölçümünün manuel mi yoksa kayıtlı sensörle mi yapıldığını sorun; aylık ölçüm raporu veren tesis ciddi tesistir.
• Belge talep ve teslim süresi. Sözleşmede "kaç saatte teslim" yazıyor olmalı. Sektörde yaygın kabul, İstanbul içi aynı gün (4-8 saat), Ankara-İstanbul arası ertesi gün teslim. Acil talep için ek ücret var mı, varsa ne kadar — bunu baştan öğrenin.
• Yetki matrisi ve teslim kaydı. Şirketinizden hangi iki-üç kişi belge talep edebilecek, imza sirküleri veya noter onaylı yetki belgesi tesise verildi mi? Her teslimin tarih, saat, kutu numarası ve teslim alan kişiyle kayda geçmesi gerekir. Yetki listesinde olmayan bir çalışana kutu veren tesis, KVKK açısından sizi de riske atar.
• Sigorta poliçesi ve sorumluluk limiti. "Sigortalıyız" demek yetmez. Poliçenin yangın, su baskını, hırsızlık ve deprem teminatlarını ayrı ayrı içerip içermediğine bakın. Sorumluluk üst limitinin, depoladığınız evrakın yeniden üretim maliyetinin altında kalmadığından emin olun; 300 kutuluk bir arşiv için 50.000 TL limit komik bir rakamdır.
• ISO 27001 ve ISO 15489 uyumu. ISO 27001 bilgi güvenliği yönetim sistemini, ISO 15489 ise bilgi ve belge yönetimi süreçlerini tanımlar. Sertifika fotokopisi değil, geçerli denetim tarihini ve sertifika numarasını akreditasyon kuruluşunun sitesinden doğrulayın. Türkiye'de TÜBİTAK BİLGEM'in bilgi güvenliği değerlendirmeleri, tedarikçi seçiminde ikinci bir referans olarak kullanılabilir.
• İmha sürecine müdahale yetkisi. Saklama süresi dolan kutunun imhasını tesis kendi başına başlatmamalı. Süre bitiminde size yazılı bildirim gelsin, onayı siz verin, imha İmha Komisyonu tutanağına bağlansın ve tutanağın bir nüshası size ulaşsın. Bu maddeyi sözleşmeye yazdırmayan şirketler, iki yıl sonra hangi belgenin ne zaman yok edildiğini ispatlayamıyor.

En sık atlanan madde yetki matrisi. Şirketler fiziksel güvenliği, nem oranını, sigorta limitini didik didik ediyor; sonra arşivden kutu isteyen kişinin kim olduğunu kimse kontrol etmiyor. Oysa bir özlük dosyasının yanlış ele geçmesi, deponun bir gece soyulmasından daha olası bir senaryodur ve KVKK tarafında 2026'da üst sınırı 1.000.000 TL olan idari para cezasının muhatabı depolama firması değil, veri sorumlusu olarak sizsiniz. Sözleşmeye "yetkisiz kişiye teslim halinde tedarikçi sorumludur" maddesini ekletin; kabul etmeyen tesisle çalışmayın.

Evrak depolama fiyatları 2026: m³ hesabı ve aylık maliyet

Fiyat teklifi isterken ilk soru "kaç koli" oluyor, oysa depo sözleşmeleri koli üzerinden değil m³ üzerinden yazılıyor. Standart bir arşiv kutusu 40×30×25 cm ölçüsünde, yani 0,03 m³. Alt alta dizildiğinde 1 m³ raf hacmine 8-10 kutu giriyor; klasörler şişmişse 8'e, A4 dosyalar sıkı istiflenmişse 10'a kadar çıkıyor. Elinizdeki kolileri sayıp 9'a bölmek, kaba hacminizi verir.

İstanbul için 2026 aylık m³ bandı 250-450 TL arasında. Farkı yaratan lokasyon değil, tesisin teknik donanımı: %45-55 bağıl nem kontrollü, FM-200 veya Novec 1230 ile korunan bir depo bandın üst ucunda fiyatlıyor, sadece güvenlikli raf alanı sunan yer alt ucunda. Hadımköy Lojistik Merkezi'ndeki tesisler ile Ankara Kazan Arşiv Depolama bölgesindeki tesisler arasında m³ fiyatında kayda değer bir fark yok; nakliye mesafesi toplam maliyeti belirliyor.

On m³ için aylık toplam, tarama ve KEP hariç, 3.000-5.500 TL bandına oturuyor; bu da 10-50 kişilik bir şirketin idari gider kaleminde kira dışı tek bir satır demek. Nem kontrollü satır genelde kazanıyor: TTK md. 82 uyarınca 10 yıl saklamak zorunda olduğunuz ticari defterler, %60 RH üzerindeki bir ortamda iki yaz sezonunda küflenmeye başlıyor ve hasarlı defterin hukuki delil değeri tartışmalı hale geliyor. Buna karşılık çıkış/arşiv belgesi niteliğinde olmayan, sadece bekletilen evrak (tedarikçi teklifleri, kapanmış iş dosyaları) varsa temel raf satırı yeterli; burada bandın üst ucunu ödemek boşa gider. Karar burada net: yasal delil değeri taşıyan her kutu nem kontrollü alana, taşımayan her kutu temel rafa.

Dijitalleştirme fiziksel saklama süresini kısaltır mı?

Hayır, kısaltmaz. En azından Maliye'nin ve KVKK'nın asıl nüsha istediği belgelerde. e-Fatura'yı 2026'da düzenleyip GİB portalından indirdiyseniz kâğıt nüsha aramanıza gerek yok, bu doğru. Ama aynı e-Fatura'nın matbu nüshasına ıslak imza atıldıysa, tarayıcıdan geçirip kutuya kaldırdığınız o kâğıt hâlâ asıl nüshadır ve TTK md. 82 gereği 10 yıl boyunca okunabilir hâlde durmak zorunda.

Dijital kopyanın tek başına yettiği bir grup var. KEP üzerinden tebliğ edilen e-Tebligat, e-Arşiv faturaları, e-Defter beratları ve banka hesap ekstrelerinin elektronik nüshaları bunların içinde. Bu belgelerde kurumsal arşiviniz GİB veya KEP sağlayıcısının sisteminde zaten duruyor; sizin ekran görüntüsü alıp klasöre atmanız hukuken bir şey ifade etmiyor. 2026'da 72 saatlik veri ihlali bildirimi penceresinde elinizin altında aradığınız şey de bu elektronik kayıtlar oluyor zaten, kâğıt değil.

Asıl nüsha zorunluluğu olan belgeler

Noter onaylı işlemler, tapu senedi ve kadastro kayıtları, ıslak imzalı kira ve tedarik sözleşmeleri, personel özlük dosyasındaki işe giriş bildirgeleri. SGK denetiminde özlük dosyasını 10 yıl boyunca kâğıt olarak isteyebiliyorlar; taranmış PDF tek başına kurtarmıyor, çünkü imza ve beyan sizin belgenizde. Bir de karşı tarafın imzasını taşıyan protokoller var: fesih ihbarnameleri, ihtarnameler, teslim-teslim alma tutanakları. Bunları tarayıp imha etmek, yarın mahkemede "aslını sunun" dendiğinde elinizi boş bırakır.

Pratik sonuç şu: dijitalleştirme rafta yer açar, imha takvimini kısaltmaz. Kurumsal arşivinizi iki katmana ayırın. Elektronik nüshası hukuken geçerli olan belgeleri tarayıp kâğıdı imha komisyonu kararıyla yok edin, asıl nüsha zorunluluğu olanları ise tarayıp yine de saklayın. Hadımköy veya Kazan'daki nem kontrollü (%45-55 RH aralığında) bir tesiste m³/ay 250-450 TL bandında tutulan kutular bu yüzden "aranan belge" değil, "ispatlanabilir belge" deposudur. Tarama hızınızı artırmak saklama süresini kısaltmıyor; sadece hangi kutuyu hangi yıl açacağınızı netleştiriyor.

KVKK uyumlu belge yönetimi için 5 adımlı yol haritası

Bu yol haritası, arşiv odası dolmuş ve ilk denetimini bekleyen 10-50 kişilik bir şirket için tasarlandı. Başlamak için gereken tek şey bir klasör, bir tablo ve imza yetkisi olan iki kişi. İstanbul'da ortalama bir ofiste envanter çıkarma işi 3-5 iş günü, süre takvimi ise yarım gün sürer. Maliyet tarafı neredeyse sıfır; asıl maliyet, bu adımları atlayıp 2026'daki 1.000.000 TL'lik KVKK idari para cezası üst sınırıyla karşılaşmaktır.

1. Envanter çıkarın: hangi belge, nerede, kaç adet. Depoyu, arşiv odasını, muhasebe dolabını ve danışma katındaki kilitli çekmeceyi aynı gün dolaşın. Her fiziksel grup için tek satır açın: belge türü, bulunduğu yer, tahmini kutu adedi, son hareket tarihi. Bir arşiv kutusu standart ölçüde 0,1 m³ yer kaplar; yani 40 kutu yaklaşık 4 m³ eder. Envanteri Excel'de tutup dosya adına tarih yazın, çünkü bu tablo altı ayda bir güncellenecek.
2. Saklama süresi takvimi oluşturun. Her belge türünün yanına yasal dayanağı ve bitiş yılını yazın. Ticari defterler 6102 sayılı TTK md. 82 gereği 10 yıl, personel özlük dosyaları 5510 sayılı Kanun kapsamında SGK denetimi için yine 10 yıl saklanır. Sözleşme, icra dosyası ve tazminat zamanaşımı riski taşıyan belgelerde 10 yıl genelde yeterli değildir; dava açılma ihtimaline göre dosya bazında uzatma kararı alın. Takvimi "saklama bitiş tarihi" sütunuyla birlikte tutun, sadece "10 yıl" yazıp bırakmayın.
3. Erişim yetki matrisi kurun. Kim hangi klasörü açabilir, kim sadece talep edip onay bekleyecek, kim hiç erişemeyecek; bunu üç seviyeli bir tabloda yazın. Özlük dosyalarını İK sorumlusu ve genel müdür dışında kimse açmamalı, muhasebe evrakını mali müşavir dışında biri talep ettiğinde yazılı gerekçe alınmalı. Fiziksel arşivde anahtar tek kişide kalıyorsa, o kişi izindeyken süreç tıkanır; yedek erişim yetkisi tanımlayın. ISO 27001 sertifikalı bir depo kullanıyorsanız, giriş-çıkış kayıtlarının tutulup tutulmadığını sözleşmede ayrıca isteyin.
4. İmha takvimi ve tutanak arşivi kurun. Yıl başında, saklama süresi o yıl dolacak dosyaların listesini çıkarın. İmha Komisyonu (genelde 3 kişi: bir yönetici, bir hukuk veya mali müşavir, bir idari işler sorumlusu) listeyi imzalar, imha günü belirlenir ve işlem tutanağa bağlanır. Tutanakta belge türü, adet veya kutu sayısı, imha yöntemi (kâğıt öğütücü, lisanslı imha firması, yakma) ve tarih bulunmalı. Tebliğ gereği bu tutanak zorunludur ve denetimde ilk istenen belgedir.
5. İmha öncesi bekleyen belgeleri profesyonel depoya taşıyın. Süresi henüz dolmamış ama ofiste yeri kalmayan evrak için nem kontrollü depo kullanın. ISO 15489 önerisi olan %45-55 bağıl nem aralığı, kâğıdın küflenmesini ve mürekkep dağılmasını engeller. İstanbul'da m³/ay fiyatı 2026 itibarıyla 250-450 TL arasında; 10 m³'lük bir arşivi Hadımköy Lojistik Merkezi civarındaki bir tesiste saklamak aylık 3.000-4.000 TL bandına denk gelir. Ankara'da Kazan Arşiv Depolama Tesisleri benzer koşulları biraz daha düşük fiyatla sunar. Bu depoyu "arşiv" değil, "imha bekleme odası" olarak kurun: kutu etiketlerinde saklama bitiş yılını mutlaka yazın.
6. Yıllık denetimi yapın ve takvimi güncelleyin. Her yıl ocak ayında envanteri depoyla karşılaştırın: gitmesi gereken kutu sayısı ile fiziksel sayı tutuyor mu, kayıp veya yanlış etiketlenmiş kutu var mı? Mevzuat değişmiş olabilir; saklama süreleri ve KVKK ikincil düzenlemeleri güncellenir. Denetim çıktısını tek sayfalık bir rapora indirin ve yönetime sunun. 72 saatlik veri ihlali bildirim yükümlülüğü gibi acil senaryoları da bu raporda hatırlatın.

En sık yapılan hata dördüncü adımda başlıyor: şirketler imha listesini hazırlıyor, komisyon toplanıyor, ama tutanağı imzalatmadan kutuları imha firmasına gönderiyor. Üç yıl sonra bir iş davasında "şu personelin özlük dosyası nerede" diye sorulduğunda ne belge ne tutanak kalıyor. Kâğıdı yok etmek kolay, yok ettiğinizi ispatlamak zor.

Evrak depolamada sigorta ve sözleşme: nelere dikkat edilmeli?

Depo sözleşmelerinde en pahalı hata, poliçedeki "belge" tanımının muğlak bırakılmasıdır. Standart bir yangın poliçesi çoğu zaman "muhteviyat" der ve arşiv kutusunun içindekinin ne olduğunu sormaz; siz 40 kutuyu 1 m³ hesabıyla depoya bıraktığınızda poliçede 250.000 TL muhteviyat limiti görünürken, kutulardaki imzalanmamış sözleşmelerin, tapu fotokopilerinin ve 10 yıllık ticari defterlerin (TTK md. 82) yeniden üretim maliyeti bunun çok üstünde olabilir. Sözleşmeye eklettireceğiniz tek cümle, "arşiv ve evrak, kutu ve içeriğiyle birlikte sigorta kapsamındadır; beyan edilen evrak değeri kutu bazında ekli listede tanımlanmıştır" ifadesidir. Bu listeyi imza anında hazırlamazsanız, hasar anında elinizde sadece "yaklaşık 300 kutu vardı" cümlesi kalır ve eksper bunu kabul etmez.

Sorumluluk sınırı maddeleri genelde iki yerde saklanır. Birincisi, depo işletmesinin yangın, sel ve deprem için "mücbir sebep" sayılan olaylarda sorumluluğu tamamen üstünden atması; ikincisi, yıllık depolama bedelinin 3-5 katıyla sınırlı bir tazminat tavanı konması. Aylık 250-450 TL/m³ bandında (2026, İstanbul) çalışan bir hizmette bu tavan, 20 m³ için yılda 60.000-108.000 TL'lik bir depolama bedeline karşılık 300.000 TL civarı bir tazminat demektir; kaybınız bunu aşıyorsa farkı kendi poliçenizle kapatmanız gerekir. Mücbir sebep maddesinde aradığınız istisna şudur: depo yangın söndürme sistemi (FM-200 veya Novec 1230) çalışmadıysa veya nem %45-55 RH aralığının dışına çıktıysa (ISO 15489 önerisi), bu artık mücbir sebep değil, işletme kusurudur. Bu iki cümleyi sözleşmeden çıkarttırmak, çoğu zaman primde %10-15 artışa mal olur ve karşılığını fazlasıyla verir.

Fesih ve iade: belgeniz depodan kaç günde çıkar?

İmha öncesi bekleme odası olarak kullandığınız bir depoda fesih, sizin lehinize hızlı olmalı. Sözleşmede arayacağınız rakamlar net: fesih bildirimi 30 gün, bildirim sonrası belge iade süresi en fazla 5 iş günü, ve iade, kutu numarası ile teslim alan kişinin adını taşıyan imzalı bir teslim tutanağıyla yapılmalı. Birçok sözleşmede bu süre "makul süre içinde" diye geçer; bu ifade pratikte 3 haftaya kadar uzar ve imha komisyonunuzun takvimini kaydırır. İade tutanağı ayrıca saklama zincirinin son halkasıdır: kutunun depoya giriş tarihi, çıkış tarihi ve o arada açılıp açılmadığı kayıtlıysa, KVKK denetiminde "belge elimizdeydi, sonra ne oldu" sorusunun cevabı vardır.

Fesihten sonra en sık yaşanan sorun şu: depo, süresi dolmuş evrakı kendiliğinden imha etmeyi teklif eder. Bunu kabul etmeyin. 2026 itibarıyla imha tutanağı zorunlu ve tutanağı düzenleyecek merci sizin İmha Komisyonunuz; depo işletmesinin kendi formu hukuki ispat değeri taşımaz. Sözleşmeye "imha, ancak yazılı talimat ve şirket İmha Komisyonu tutanağı ile yapılır; aksi hâlde depo işletmesi doğacak zararı tazmin eder" maddesini ekletin. Saklama süresi dolmamış bir belgenin erken imhası, KVKK'da 1.000.000 TL'ye kadar idari para cezası ve veri ihlali bildirim süresi olan 72 saat içinde yapılacak bir açıklamayla birleştiğinde, tasarruf ettiğiniz birkaç bin liralık depolama bedelinin yanında çok pahalıya gelir.

Sık Sorulan Sorular

Evrak imha depolama için devlet izni gerekiyor mu?

Özel sektörde doğrudan bir "imha depolama ruhsatı" yok; aranan şey sözleşme ve sertifika düzeni. Hizmet aldığınız firma KVKK kapsamında veri işleyen sıfatıyla yazılı taahhütname imzalar, ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi belgesini ve TSE hizmet yeterlilik evrakını ibraz eder.

Kamu kurumları için tablo farklı işler: Devlet Arşivleri Başkanlığı'nın onayı ve kuruma özel saklama planı devreye girer. Özel şirketteyseniz denetimde ilk sorulan belge, imzalı veri işleyen sözleşmesidir.

Ticari defterler 10 yıl dolmadan imha edilirse ne olur?

TTK madde 82 saklama süresini on yıl olarak bağlar; süre dolmadan imha edilen defter için idari para cezası kesilir ve vergi incelemesinde belge ibraz edememe nedeniyle vergi ziyaı doğar. Defter ve belgelerin zayi olduğu kabul edilir, yeniden ibraz mümkün olmaz.

Üstüne KVKK devreye girer. Erken imha, kişisel veri içeren kayıtların hukuka aykırı yok edilmesi sayılır ve 2026 itibarıyla idari para cezası alt sınırı 47.000 TL civarındadır. İki ayrı mevzuat, iki ayrı yaptırım.

1 m³ depolama kaç arşiv kutusu alır?

Standart arşiv kutusu 40x30x25 cm ölçülerinde olduğunda 1 m³ ortalama 8-10 kutu alır. Kutu tam bu ölçüdeyse 10 kutu üst sınır; 45x35x30 cm gibi daha büyük modellerde bu sayı 6-7'ye düşer.

İstifleme düzeni de belirleyici. Raflı sistemde kutular üst üste baskı görmeden dizildiği için hacim verimli kullanılır; palet üstü serbest istifte alt sıralar ezilmemesi için arada boşluk bırakılır ve aynı m³'e 7-8 kutu sığar.

Evrak depolama fiyatı 2026'da ne kadar?

İstanbul'da kurumsal evrak depolama aylık m³ başına 250-450 TL bandında. Fiyatı belirleyen şey lokasyon, raf sistemi ve kutuya erişim sıklığı; Anadolu yakasındaki tesislerde alt bant, merkeze yakın iklim kontrollü depolarda üst bant görülür.

Bu rakam yalnız depolamayı kapsar. Dijital tarama sayfa başına ayrı fiyatlanır, güvenli imha sertifikası kutu başına ek ücretlidir, KEP üzerinden yasal tebligat takibi ise yıllık paket olarak satılır. Sözleşmede bu kalemleri ayrı ayrı isteyin.

İmha tutanağı olmadan imha geçerli sayılır mı?

Hayır. Denetimde "imha ettik" demek yetmez, imha ettiğinizi ispatlamanız gerekir. Bunun tek yolu İmha Komisyonu tutanağı ile birlikte güvenli imha sertifikasıdır; belge, imha tarihini, yöntemi (kâğıt öğütücü, yakma vb.), kutu sayısını ve komisyon üyelerinin ad-soyad ile imzasını taşır.

Tutanağı olmayan bir yok etme işlemi, vergi incelemesinde ve KVKK denetiminde yok hükmünde sayılır. Yani evrak fiilen imha edilmiş olsa bile ispat edilemediği için hukuken hâlâ elinizde kabul edilir.

Depolanan evraka ne kadar sürede erişebilirim?

Profesyonel arşiv hizmetlerinde talep ile teslim arası 2-24 saat. Kutu numarası ve raf konumu bilinen bir evrak, aynı gün içinde şubeye getirilir veya adresinize kurye ile gönderilir.

Acil durumlar için aynı gün kurye seçeneği ayrı fiyatlanır ve genelde 4 saat içinde teslim edilir. Sözleşmeye erişim süresini yazılı olarak koyun; "makul süre" ifadesi denetim günü işinize yaramaz.