İstanbul’da orta ölçekli bir işletmenin yıllık evrak üretimi 1.200 arşiv kutusunu bulurken, bu belgelerin tabi olduğu yasal saklama süreleri 5 yıldan 30 yıla kadar uzanıyor. Yalnızca ofis alanında tutulan bu arşiv, metrekare maliyetleri üzerinden aylık 12.000 TL’yi aşan gizli bir yük oluşturabiliyor. Evrak imha depolama hizmeti, belgeleri yasal süre boyunca tesis dışında iklim kontrollü ortamda koruyan, süre sonunda ise standartlara uygun biçimde imha eden bütünleşik bir çözüm sunuyor. Bu rehberde, 2026 itibarıyla Türkiye’deki yasal saklama yükümlülüklerinden güncel fiyat aralıklarına, bölgelere göre değişen maliyetlerden hizmet seçerken dikkat edilmesi gereken somut kriterlere kadar tüm verileri bir araya getiriyoruz.
Evrak İmha Depolama Hizmeti Hangi İhtiyaçtan Doğdu?
Her yıl ortalama %8 büyüyen kurumsal belge stoku, şirketleri yalnızca mevzuat baskısıyla değil, aynı zamanda operasyonel verimlilik kaygısıyla da karşı karşıya bırakıyor. Geleneksel yöntemle ofis içinde arşivlenen evraklar, çalışan başına yılda 30 saate varan arama süresine yol açarken, yangın, su baskını veya yetkisiz erişim risklerini de beraberinde getiriyor. Evrak imha depolama modeli; belgelerin toplanması, kataloglanarak güvenli depoya taşınması ve yasal süre dolduğunda izlenebilir biçimde imha edilmesi aşamalarını tek bir sözleşme altında topladığı için özellikle bankalar, sigorta şirketleri, hukuk büroları ve sağlık kuruluşları tarafından tercih ediliyor.
Bu hizmetin diğer depolama çözümlerinden ayrıldığı temel nokta, belgenin yaşam döngüsünün son aşamasına —yani güvenli imhaya— odaklanmasıdır. Standart bir arşiv deposunda belgeler süresiz saklanırken, evrak imha depolamada her kutu sisteme işlendiği an yasal imha tarihi belirlenir ve süreç otomatik olarak takip edilir. Bu sayede, zamanı gelen belgelerin unutulması ya da süresi dolmadığı hâlde yanlışlıkla imha edilmesi gibi maliyetli hataların önüne geçilir.
Yasal Saklama Süreleri 2026: Hangi Belge Kaç Yıl Saklanmalı?
2026 yılı itibarıyla Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu, İş Kanunu ve Sosyal Sigortalar Kanunu başta olmak üzere en az yedi farklı mevzuat, kurumsal belgeler için farklı saklama süreleri öngörüyor. Süreye uymamanın yaptırımı belge türüne göre 12.500 TL’den başlayan idari para cezalarından, vergi incelemelerinde belge ibraz edememe nedeniyle tarhiyata kadar uzanabiliyor. Aşağıdaki tablo, en sık karşılaşılan belge gruplarını ve güncel saklama sürelerini bir arada gösteriyor.
| Belge Türü | Asgari Saklama Süresi | İlgili Mevzuat |
|---|---|---|
| Ticari defterler (yevmiye, defter-i kebir, envanter) | 10 yıl | TTK Madde 82 |
| Fatura, irsaliye, gider pusulası | 10 yıl | VUK Madde 253 |
| Vergi beyannameleri ve ekleri | 5 yıl | VUK Madde 114 |
| Banka hesap ekstreleri ve dekontları | 10 yıl | 5411 sayılı Bankacılık Kanunu |
| Personel özlük dosyaları, bordrolar | 30 yıl | 4857 sayılı İş Kanunu, SGK mevzuatı |
| Sigorta poliçeleri ve hasar dosyaları | 30 yıl | 5510 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu |
| İş sağlığı ve güvenliği kayıtları | 15 yıl | 6331 sayılı İSG Kanunu |
| KVKK kapsamındaki açık rıza beyanları | İlgili süre boyunca + 10 yıl | 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu |
Kaynak: İlgili kanunların güncel metinleri ve sektörel yargı kararları. Özel durumlar için hukuk danışmanınıza başvurmanız tavsiye edilir.
Bu süreler belgenin düzenlendiği ya da ilişkili olduğu hesap döneminin kapandığı yılı takip eden takvim yılı başından itibaren işlemeye başlar. Örneğin, 2025 yılına ait ticari defterlerin saklama süresi 1 Ocak 2026’da başlar ve 31 Aralık 2035’e kadar devam eder. Dolayısıyla, 2026’da imha edilmek üzere ayrılacak evraklar için en erken 2016 ve öncesine ait olanlar hedef alınabilir. Saklama süresi dolan belgeleri “bekleme alanı”nda ayrıca işaretlemek ve imha tarihini sistem üzerinden takip etmek, olası uyuşmazlık durumlarında ispat yükünü hafifletir.
2026 Fiyatları ve Maliyet Tablosu
İstanbul genelinde yaptığımız pazar taraması, evrak imha depolama hizmetlerinde birim fiyatların depolanan kutu sayısına, hizmetin kapsamına ve sözleşme süresine bağlı olarak %25’e varan oranlarda değişebildiğini gösteriyor. Aşağıdaki tablo, 2026 yılı için KDV dâhil ortalama fiyat aralıklarını ve hizmetin içeriğini yansıtmaktadır.
| Hizmet / Birim | Aylık Fiyat (TL, KDV Dâhil) | Notlar |
|---|---|---|
| Standart arşiv kutusu depolama (40×30×25 cm) | 17 – 35 | 50 kutu ve üzerinde %10 indirim uygulanabilir |
| Büyük boy arşiv kutusu depolama (50×40×30 cm) | 24 – 48 | Hacim farkı nedeniyle birim fiyat yükselir |
| Dijital envanter ve kataloglama (kutu başı, tek seferlik) | 40 – 55 | Barkod ve içerik tanımlaması dâhil |
| Güvenli taşıma ve ilk kurulum | 2.500 – 7.000 (toplam) | Kutu adedi, mesafe ve kat durumuna göre değişir |
| Güvenli belge imha (kutu başı) | 50 – 80 | TS EN 15713 standardına uygun, sertifika ücreti ayrı |
| İmha sertifikası düzenleme | 300 – 500 (işlem başı) | Noter onaylı talep hâlinde +250 TL |
| 6 aylık peşin ödeme avantajı | %8 – %12 indirim | Firmanın kampanya dönemine bağlı |
Kaynak: Pazar araştırması verileri, 2026 güncel fiyat taraması. Fiyatlar firma, lokasyon ve sözleşme süresine göre farklılık gösterebilir.
Kapsamlı bir hizmet paketinde (taşıma, kataloglama, 5 yıl depolama ve süre sonunda imha) kutu başına toplam maliyet yaklaşık 700 – 1.100 TL aralığına oturmaktadır. Bu rakamı, aynı belgeleri ofis içinde saklamanın metrekare, iklimlendirme ve iş gücü maliyetiyle karşılaştırdığınızda, özellikle merkezi bölgelerde %40’a varan tasarruf sağlanabildiği görülür.
İstanbul’da Bölgesel Depolama Fiyat Farkları
İstanbul’da Kadıköy, Ataşehir ve Maslak gibi merkezi iş bölgelerinde depo metrekare kiraları 2026 başında 120-180 TL bandına ulaşırken, Beylikdüzü, Esenyurt ve Tuzla gibi çeper bölgelerde aynı metrekare 50-80 TL aralığında kalıyor. Bu fark doğrudan evrak imha depolama hizmetlerinin birim fiyatlarına yansıyor. Örneğin, Anadolu Yakası’nda Ataşehir merkezli bir depodan alınan hizmette standart kutu depolama bedeli 25-35 TL civarındayken, Tuzla’da konumlanmış bir tesiste aynı kutu için 17-24 TL aralığına inmek mümkün olabiliyor.
Avrupa Yakası’nda ise Şişli, Beşiktaş ve Bakırköy gibi yoğun ofis bölgelerine yakın depolar prim yapıyor; buna karşın Hadımköy ve Silivri hattındaki tesisler daha geniş alan avantajıyla düşük birim fiyat sunuyor. Bölge seçimi yaparken yalnızca kutu başı aylık ücreti değil, taşıma ve erişim sıklığını da hesaba katmak gerekiyor. Belgelerine ayda birden fazla erişim ihtiyacı olan bir hukuk bürosu için Maslak’ta 35 TL/kutu ödemek, Tuzla’da 20 TL/kutu ödeyip her seferinde 2 saat yol kat etmekten daha avantajlı hale gelebiliyor.
Profesyonel Belge İmha Süreci Nasıl İlerler?
2026’da İstanbul’da hizmet veren lisanslı firmaların %80’i, TS EN 15713 (Güvenli İmha) standardına uyum belgesi sunuyor. Süreç genellikle yedi aşamadan oluşur ve her aşamanın belgelenmesi, ileride doğabilecek hukuki itilaflarda kritik rol oynar.
Belge Envanterinin Çıkarılması
İlk adımda, firma yetkilisi şirketinizdeki evrak stokunu yerinde inceler; belgelerin türü, hacmi, saklama süresi ve gizlilik derecesi kayıt altına alınır. Bu ekspertiz işlemi genellikle ücretsiz sunulur ve hizmetin kapsamını belirleyen teklif bu verilere dayanır.
Güvenli Paketleme ve Barkodlama
Belgeler, aside dayanıklı özel arşiv kutularına yerleştirilmeden önce kategorilerine göre sınıflandırılır. Her kutuya benzersiz bir barkod atanır; bu barkod, dijital envanter sisteminde kutu içeriğinin özetini, saklama başlangıç tarihini ve planlanan imha tarihini taşır. Paketleme sırasında zımba, ataş ve plastik dosya gibi metal/plastik unsurlar ayıklanır; bu, imha aşamasında makinelerin zarar görmesini ve geri dönüşüm kalitesinin düşmesini engeller.
Taşıma ve Teslim Alma
GPS takip sistemli, kameralı ve çift personelli araçlarla gerçekleştirilen nakliye sürecinde, taşıma zincirinin hiçbir halkasında belgeler yalnız bırakılmaz. Teslim anında taraflarca imzalanan sevk irsaliyesi, hukuki sorumluluğun başlangıcını netleştirir.
İklim Kontrollü Depolama
Kutular, 18-22°C sıcaklık ve %45-55 nem aralığında tutulan, yangın algılama ve gazlı söndürme sistemleriyle donatılmış raf sistemlerine yerleştirilir. Depo alanı 7/24 kamera ile izlenir ve yalnızca biyometrik doğrulamayla erişime izin verilir.
İmha ve Sertifikalandırma
Yasal saklama süresi dolduğunda, sistem otomatik olarak imha listesi oluşturur ve şirket onayına sunar. Onayın ardından belgeler, endüstriyel shredder makinelerde TS EN 15713 standardına uygun olarak parçacık boyutu 30 mm²’yi geçmeyecek şekilde imha edilir. Sürecin tamamlandığını belgeleyen imha sertifikası, hangi kutuların ne zaman ve hangi yöntemle imha edildiğini ayrıntılı biçimde listeler ve KVKK denetimlerinde geçerli bir kanıt oluşturur.
Saklama ve İmha Sürecinde En Sık Yapılan Hatalar
Denetim raporları, şirketlerin %60’ından fazlasının en az bir kez saklama süresiyle ilgili hata yaptığını ortaya koyuyor. Bu hatalar hem mali yaptırımlara hem de veri ihlali riskine yol açabiliyor.
- Yasal süreyi yanlış hesaplamak: Özellikle iş hukuku dosyalarında 30 yıllık sürenin bordro dönemi sonundan itibaren başladığını gözden kaçırmak, erken imhaya ve cezai sorumluluğa neden olur.
- İmha sürecini belgelememek: Belgeleri kendi imkânlarıyla parçalayan ancak buna ilişkin tutanak tutmayan şirketler, KVKK denetiminde “ispat edemediğiniz her imha, imha edilmemiş sayılır” ilkesiyle karşılaşır.
- Dijital kopyayı yeterli görmek: Mevzuat, birçok belge türü için ıslak imzalı fiziksel aslını saklama yükümlülüğü getirir. PDF tarama, saklama zorunluluğunu ortadan kaldırmaz.
- Karma depolama: Farklı imha tarihlerine sahip belgeleri aynı kutuya koymak, süresi dolmayan evrakın da yanlışlıkla imha edilmesine yol açabilir.
Sıkça Sorulan Sorular
Evrak imha depolama ile normal arşiv depolama arasındaki fark nedir?
Normal arşiv depolamada belgeler süresiz saklanır ve imha süreci hizmetin parçası değildir. Evrak imha depolamada ise her belge sisteme kaydedilirken yasal imha tarihi tanımlanır ve süre sonunda firma sizin adınıza güvenli imha işlemini gerçekleştirip sertifikalandırır.
Dijital ortama aktarılan belgenin fiziksel aslını saklamak zorunlu mu?
Vergi Usul Kanunu ve Ticaret Kanunu’na göre, elektronik ortamda saklanmasına izin verilen belgeler dışında kalan tüm ticari evrakın ıslak imzalı fiziksel aslının saklanması zorunludur. Dijital kopya yalnızca operasyonel kolaylık sağlar, hukuki yükümlülüğü ortadan kaldırmaz.
İmha sertifikası bir KVKK denetiminde ne işe yarar?
İmha sertifikası, hangi tarihte, hangi yöntemle ve hangi belgelerin imha edildiğini gösteren resmî bir kayıttır. KVKK denetimlerinde ve olası veri ihlali soruşturmalarında, kişisel veri içeren evrakın usulüne uygun olarak bertaraf edildiğinin en güçlü kanıtı olarak kabul edilir.
Saklama süresi dolan belgeleri kendi ofisimde kırpıp atabilir miyim?
Mevzuat, belgenin nasıl imha edileceğine dair doğrudan bir kısıtlama getirmez; ancak özellikle kişisel veri içeren evrakın alelade çöpe atılması, Veri Koruma Kurulu tarafından “veri ihlali” olarak değerlendirilebilir. Endüstriyel shredder ile belgeli imha, hukuken en güvenli yöntemdir.
Hizmet sözleşmesi imzalamadan önce hangi maddelere özellikle dikkat etmeliyiz?
Sözleşmede; sigorta limitleri ve kapsamı, imha sürecine ilişkin taahhüt edilen standart numarası (örneğin TS EN 15713), alt işveren kullanımı olup olmadığı, sözleşme feshi hâlinde belgelerin iade prosedürü ve imha sertifikasının teslim süresi gibi maddeler mutlaka net olarak yazılı olmalıdır.
Depolama sırasında evraklara zarar gelirse sigorta nasıl işler?
Profesyonel firmalar, standart olarak kutu başına 30.000 TL’ye kadar sigorta sunar. Hasar durumunda, depoya giriş anındaki tutanak ve kamera kayıtları esas alınır. Poliçenin “tüm rizikolara karşı” olup olmadığını ve muafiyet oranını sözleşme öncesinde kontrol etmek, sürprizleri engeller.
Kaynaklar ve Daha Fazlası
- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu — Ticari defter ve belgelerin saklanmasına ilişkin Madde 82 ve devamı.
- Kişisel Verileri Koruma Kurumu — Kişisel veri içeren evrakın imha yükümlülükleri ve güncel kurul kararları.
